Ogni tenant Microsoft 365 con almeno 1 licenza che contiene il prodotto SharePoint (es Microsoft 365 Business Basic) ottiene 1TB di spazio SharePoint + 10 Gb per ogni licenza abilitante (tenant commerciali).
Per calcolare quanto spazio dovremmo avare di SharePoint nel nostro tenant ci viene in aiuto m365maps con un nuovo strumento: il Tenant Storage Calculator che ci restituisce lo storage teorico sulla base delle licenze:
SharePoint online è però alla base di quasi tutti gli strumenti presenti in Microsoft 365 ed è quindi molto facile saturare velocemente lo spazio assegnato by default.
E se ho bisogno di più spazio?
La soluzione più semplice è l’acquisto delle licenze Office 365 Extra File Storage che permette di aggiungere spazio a SharePoint al costo di 2,28 € / GB / anno (prezzo di listino).
Ipotizzando quindi di aver bisogno di 15 TB di spazio aggiuntivo il costo annuo sarà di circa 35.000 €.
Come posso risparmiare?
Il metodo più efficace per risparmiare storage SharePoint e quindi ridurre i costi è identificare i siti SharePoint inutilizzati e procedere alla cancellazione degli stessi ove possibile.
Se non è possibile cancellare i siti (ad esempio conservazione per questioni legali) ma i contenuti non vengono più consultati è possibile utilizzare la funzionalità di Microsoft 365 Archive che permette di archiviare in modalità “offline” i siti SharePoint e risparmiare circa il 75% del costo. La fatturazione avviene tramite il modello Pay-As-You-Go attraverso una sottoscrizione Azure collegata a SharePoint Premium.
Confronto fra Microsoft 365 Archive e Office 365 Extra File Storage
| Funzionalità | Microsoft 365 Archive | Office 365 Extra File Storage |
|---|---|---|
| 🗂️ Scopo | Archiviazione a lungo termine e a basso costo per siti SharePoint inattivi | Espansione della capacità di archiviazione attiva in SharePoint Online |
| 💰 Costo | ~$0,05/GB/mese (a consumo) | ~$0,20/GB/mese (tariffa standard di archiviazione SharePoint) |
| 🔄 Tipo di dati | Interi siti SharePoint (l’archiviazione a livello di file arriverà nel 2026) | File e siti attivi in SharePoint Online |
| 🔍 Ricercabilità | Strumenti di ricerca e conformità attivi per gli amministratori; ricerca limitata per gli utenti | Completamente ricercabile da utenti e amministratori |
| 🔐 Conformità e Sicurezza | Mantiene le funzionalità di Microsoft Purview (eDiscovery, conservazione, blocco legale) | Tutte le funzionalità di conformità e sicurezza complete |
| 🔄 Riattivazione | I siti possono essere riattivati con metadati e permessi intatti | Non applicabile: i dati sono sempre “attivi” |
| 🧠 Integrazione con Copilot | I contenuti archiviati sono esclusi dalle query di Copilot (per progettazione) | Inclusi nell’indicizzazione di Copilot |
| 🛠️ Gestione | Gestito tramite SharePoint Admin Center o PowerShell; supporta l’automazione del ciclo di vita | Gestito tramite SharePoint Admin Center |
| 📅 Caso d’uso | Ideale per archiviare siti di progetto, mantenere la conformità o alleggerire l’archiviazione attiva | Ideale per espandere l’archiviazione quando si raggiunge la quota del tenant |
Azure Blob Storage a supporto di SharePoint
Per chi come me ha fatto installazioni di SharePoint on-prem e si è trovato a litigare con i Content Database si ricorderà della funzionalità “Remote Blob Storage” di SQL che permetteva di spostare su una share di rete il contenuto binario dei file e alleggerendo così i Database SQL.
Con SharePoint onLine possiamo spostare i file su un Azure Blob storage risparmiando così circa il 50% sui costi ma mantenendo i siti accessibili e consultabili.
Questa funzionalità non è disponibile Out of the Box ma richiede l’utlizzo di terze parti. Uno strumento che permette questa configurazione si è Layer-2 ShArc.
ShArc permette di decidere su quali siti applicare le regole di Offload, impostare delle condizioni come la dimensione dei file e il numero minimo di settimane dell’ultima modifica dei file da spostare.
Quando un utente apre un file precedentemente archiviato, ScArc procede in maniera trasparente al “recupero” del file.
Vantaggi per i partner Microsoft
Anche i partner Microsoft ottengo vantaggi con la soluzione Azure Blob Storage e Microsoft 365 Archive: mentre le licenze Office 365 Extra File Storage non prevedono la maturazione di alcun incentivo, Azure Blob Storage e Microsoft 365 Archive permettono di aumentare i consumi Azure e quindi far maturare incentivi ai partner ideonei.